Ruderverein Uelzen e.V.
Riedweg 9 29525 Uelzen Gr. Liedern
Mitglied im Deutschen Ruderverband, Landesruderverband Niedersachsen und KSB
Uelzen
Datenschutz-Ordnung
In dieser Datenschutz-Ordnung werden die Grundsätze zum Verarbeiten von personenbezogenen Daten bekanntgegeben. Sie setzt die seit dem 25.05.2018 für Sportvereine gültigen neuen EU- Datenschutzverordnung um. Alle Vereinsmitglieder werden gebeten, sich mit den Regelungen sorgfältig vertraut zu machen und gegebenenfalls vorhandene Einwände unmittelbar zu benennen.
Rechtliches
- Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins werden unter Beachtung der Vorgaben der EU- Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundes-Datenschutzgesetzes (BDSG) personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder im Verein verarbeitet.
- Soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen, hat jedes Vereinsmitglied insbesondere die folgenden Rechte:
- Das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO
- Das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO
- Das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO
- Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO
- Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO
- Das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DS-GVO
- Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen zur Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.
- Ein Datenschutzbeauftragter ist vom Vorstand nicht zu bestellen, solange in unserem Verein weniger als 10 Personen regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten.
Erläuterungen zum Umgang mit unseren Mitglieder-Daten
Mitglieder füllen bei ihrem Eintritt ein Papierformular aus. Dieses wird nicht digital gespeichert, also zum Beispiel eingescannt, sondern in Papierform vom Kassenwart weggeheftet.
1. Basis-Daten
- Vorname, Nachname
- Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
- Geburtsdatum
- Bankverbindung
Diese Daten werden für die grundlegenden Verwaltungsaufgaben und Aufgaben gemäß BGB benötgt. Mitlieder erklären sich mit ihrem Beitrit bereit, dass diese Daten mit den üblichen digitalen Miteln verarbeitet werden.
Der Personen, die Daten verarbeiten, beachten bei der Verarbeitung die gebotenen Regeln des Datenschutzes.
2. Freiwillige Angaben
- Telefonnummer
- E-Mail Adresse
3. Umgang mit Basis-Daten und freiwilligen Daten
Die Basis-Daten sowie die freiwilligen Kontaktdaten, jedoch nicht die Bankverbindung werden vom Vorsitzenden in eine Excel-Tabelle eingepflegt. Die Daten werden für die notwendige, vereinsinterne Korrespondenz und für die anonymisierte Meldung von Mitgliederzahlen und Altersstrukturen an die Verbände erhoben. Für diese Zwecke wird ein Computer im Privathaus des Vereinsvorsitzenden genutzt und vor Zugriff geschützt.
Diese Liste wird gelegentlich aktualisiert ausgedruckt, um ein Exemplar im Bootshaus unter Verschluss zu lagern. Dies ist wichtig, um gegebenenfalls sicherheitsrelevante Anrufe tätigen zu können. Der Raum ist für den Vorstand und die Trainer zugänglich.
Die Excel-Datei wird vom Vorsitzenden in unregelmäßigen Abständen den Mitgliedern des Kernvorstandes digital zur Verfügung gestellt. Die Mitglieder des Vorstandes verhindern auf ihren privaten PCs durch entsprechende Sicherungsvorkehrungen (Firewall, …) eine missbräuchliche Nutzung.
Die Daten werden von den Mitgliedern des Kernvorstandes für Aufgaben der Kommunikation und für eine effektive Vereinsarbeit nach dem Stellvertreter-Prinzip benötigt. Die E-Mail-Adresse wird gelegentlich auch von damit betrauten Mitgliedern verwendet, zum Beispiel bei der Organisation der Drachenbootregatta.
Auf dem Anmeldeformular geben neue Mitglieder auch ihre Bankverbindung an, auf die ausschließlich der Kassenwart Zugriff hat. Diese Daten werden für den Bankeinzug benötigt.
Das Verfahren wird mit dem Programm „Starmoney Business 8“ ausgeführt. Programm und Computer des Kassenwartes sind passwortgeschützt.
Den Vereinsmitgliedern ist bewusst und es herrscht Konsens, dass die Daten, wie sie auf dem Beitrittsformular abgefragt werden, erhoben wurden und dass diese für die Ausübung der Vereins- Führungsaufgaben benötigt werden. Das Blanko-Beitrittsformular kann zur Überprüfung der abgefragten Daten im Internet eingesehen werden, von wo es auch heruntergeladen werden kann.
4. Fahrtenbuch
Personen, die im Ruderverein Uelzen e.V. rudern, tragen folgendes im elektronisch geführten Fahrtenbuch ein:
- Datum und Uhrzeit der Fahrt
- genutztes Boot
- die Namen der Mannschaftsmitglieder (Name und Vorname)
- Ziel bzw. Strecke der Fahrt
- befahrene Gewässer
- gefahrene Kilometer
Für Mitglieder des Vereins wird zusätzlich das Geburtsdatum hinterlegt.
Die Erfassung der Daten ist aus versicherungstechnischen Gründen, aufgrund der Ruderordnung des Rudervereins Uelzen e.V., dem Nachweis, dass der Vereinszweck erfüllt ist, und für die erforderlichen Meldungen an den Deutschen Ruderverband hinsichtlich der Fahrtenabzeichen und des DRV- Wanderruderpreises erforderlich.
Für die Erfassung der Daten wird ein PC genutzt, der im Bootshaus steht. Der PC hat keinen Internetzugang. Zur Erfassung wird das Programm „efa“ genutzt. Die Nutzung und die Entwicklung von „efa“ wird durch den Deutschen Ruderverband befürwortet und gefördert. Zum Beispiel erfolgen die o.g. Meldung an den Deutschen Ruderverband mit einem verschlüsselten Verfahren über das Programm „efa“.
Das Fahrtenbuch und die Auswertungen „km-Listen“, „Fahrtenabzeichen“, und die „Bootsnutzung“ sind für alle Ruderer im Vereine einsehbar. Alle Ruderer des Vereins können die Einsicht der von Ihnen erfassten Daten im Fahrtenbuch beim Vorstand beantragen.
Ein nachträgliches Ändern der Daten ist nur durch Administratoren möglich. Hierzu haben alle Mitglieder des Vorstandes die entsprechenden Berechtgungen.
Die Sicherung der Daten erfolgt mitels USB-Stcks. Es wird die Möglichkeit genutzt, die Daten auch auf privaten Rechnern der Administratoren zu führen. Hierzu werden diese auf diesen Rechner verschlüsselt gesichert. Weitergehende Auswertungen und die Meldungen an den Deutschen Ruderverband erfolgen über private Rechner mit Internetzugang eines der Administratoren.
Das ausgedruckte Fahrtenbuch mit entsprechenden Auswertungen sowie eine CD mit den elektronisch vorliegenden Daten werden zum Jahresende im Bootshaus verschlossen aufewahrt.
Eine Löschung und nachträgliche Änderung der Daten ist nicht vorgesehen. Die Fahrtenbücher sollen aus historischen Gründen bis zum Erlöschen des Rudervereins Uelzen e.V. aufewahrt werden.
5. Arbeitsdienste
Es erfolgt in einer Liste die Erfassung der Arbeitsdienste der Mitglieder. Hier werden Name, Vorname, Datum und geleistete Arbeitsstunden erfasst. Da jedes Vereinsmitglied verpfichtet ist, 10 Arbeitsstunden pro Kalenderjahr für den Ruderverein Uelzen e.V. zu leisten, ist die Liste erforderlich. Die Liste wird durch den 1. Vorsitzenden geführt.
Die Liste für das jeweilige Kalenderjahr wird spätestens nach zwei Jahren gelöscht.
6. Presse und Website
Für Veröffentlichungen in den Medien holen wir bei Einzelaufnahmen das Einverständnis der abgebildeten oder namentlich erwähnten Personen schriftlich ein. Grundsätzlich gilt für uns der strikte Grundsatz, dass Bilder, die in irgendeiner Form als kompromittierend angesehen werden könnten, nicht veröffentlicht werden. In diesem Sinne gehen wir gemeinsam mit den Mitgliedern fest davon aus, dass die ausgewählten Bilder, die zum Beispiel unsere sportlichen Tätigkeiten im Verein zeigen, eine ausschließlich positive und untadelige Botschaft beinhalten.
Alle abgebildeten oder genannten Personen können jederzeit ihre Einwilligung wiederrufen. In diesem Fall können wir aber nicht sicherstellen, dass Daten oder Bilder von Dritten nicht bereits anderweitig verbreitet wurden.
Alle Mitglieder geben eine Erklärung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ab, mit der sich die Mitglieder (bei Minderjährigen auch ihre Erziehungsberechtigten) grundsätzlich mit öffentlichen, schriftlichen Erwähnung und / oder der Veröffentlichung von Fotos, auf denen sie zu erkennen sind, entweder einverstanden erklären oder die Veröffentlichung ablehnen.
Nicht abgegebene Einverständniserklärungen haben als Ablehnung zu gelten.
Die Basis-Daten werden jedoch zwingend benötigt. Wir setzen hier das Einverständnis der Mitglieder voraus. Ebenso ist zu akzeptieren, dass das Fahrtenbuch wie beschrieben geführt und verwaltet wird. Eine Ablehnung würde den Austritt aus dem Verein erfordern.
Uelzen, 25.05.2018, Der Vorstand